OKR Tracking / Check-in

1. Chu kỳ Theo dõi OKR Thường xuyên (Tần suất):
Chúng tôi đề xuất một chu kỳ kiểm tra hàng tuần hoặc hai tuần một lần. Tần suất này cần đủ để phát hiện tiến trình hoặc vấn đề sớm nhưng không quá thường để trở thành gánh nặng. Nhịp độ theo dõi OKR khuyến khích việc phản ánh định kỳ về tiến trình, làm nổi bật các trở ngại gặp phải và thúc đẩy các điều chỉnh cần thiết. Nó có thể phù hợp với các cuộc họp đánh giá nhóm hoặc sprint.

​

2. Thu thập & Chuẩn bị Dữ liệu:
Mỗi người chịu trách nhiệm về Kết quả then chốt (ví dụ: lãnh đạo hoặc thành viên nhóm) chuẩn bị dữ liệu và các phép đo cho bản cập nhật kết quả của họ. Thông thường, bao gồm:

• Tình trạng hiện tại: Báo cáo giá trị hoặc tiến trình hiện tại của Kết quả then chốt (ví dụ: "Tăng lưu lượng truy cập website từ 10.000 lên 12.000").

• Mức độ tự tin: Gán mức độ tự tin ( ví dụ: "Cao," "Trung bình," "Thấp," hoặc thang điểm 1-10) thể hiện khả năng đạt được Kết quả then chốt vào cuối kỳ.

• Cập nhật mô tả ngắn: Cung cấp một giải thích ngắn về tiến trình, những gì đang hoạt động tốt, những gì không ổn và những thử thách đang gặp phải.

• Hành động dự kiến: Phác thảo những gì dự định làm trong kỳ tiếp theo để cải thiện tiến trình hoặc giải quyết các thách thức.

 

Công cụ Thu thập Dữ liệu:

• Bảng tính Excel: Đơn giản nhưng có thể trở nên khó quản lý đối với các nhóm lớn hơn.

• Phần mềm OKR riêng biệt: (ví dụ: Quantive, Tability, Mooncamp, Perdoo). Các nền tảng này tự động hóa quá trình kiểm tra, cung cấp hình ảnh trực quan và tích hợp với các công cụ khác.​​​​

​

​​

​

​

 

 

 

 

 

 

 

 

​

​

​

 

3. Cuộc họp Kiểm tra OKR:
Để xem xét tiến trình về Các Mục tiêu và Kết quả then chốt. Nhận diện và thảo luận các trở ngại. Chia sẻ bài học và các thực hành tốt nhất. Điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Duy trì sự phù hợp và tập trung.

Tóm tắt: Giữ cuộc họp tập trung và giới hạn thời gian (ví dụ: 30-60 phút).
Cấu trúc: Theo dõi theo chương trình nhất quán (ví dụ: xem xét từng Kết quả then chốt, thảo luận về thách thức).
Hướng tới kết quả: Tập trung vào những gì cần thay đổi để đạt được kết quả mong muốn.
Thay đổi hành động chứ không phải OKRs: Thách thức nhóm của bạn đưa ra các thử nghiệm và giải pháp tốt hơn thay vì chỉ thay đổi các mục tiêu ngắn hạn.

​

4. Thảo luận & Phân tích:
Tập trung vào các Kết quả then chốt có nguy cơ không đạt và chú ý đặc biệt đến các Kết quả không tiến triển hoặc có mức độ tự tin thấp.
Xác định nguyên nhân gốc rễ để không chỉ hiểu vấn đề là gì (Kết quả then chốt chậm trễ) mà còn lý do vì sao (nguyên nhân cơ bản của sự không tiến triển).
Tăng cường Giải pháp Vấn đề Hợp tác và brainstorm các giải pháp, hỗ trợ các thành viên gặp khó khăn.

​

5. Điều chỉnh & Hành động:
Dựa trên cuộc họp kiểm tra, có thể cần điều chỉnh các hành động cụ thể để đạt được Kết quả then chốt.
Tập trung vào các Kết quả then chốt hoặc sáng kiến quan trọng nhất.
Cập nhật Kết quả then chốt (hiếm khi): Chỉ cập nhật nếu mục tiêu ban đầu không còn phù hợp hoặc khả thi do thay đổi lớn trong môi trường kinh doanh. Tránh thay đổi Kết quả only vì chúng quá khó đạt.
Ghi rõ các hành động: Xác định rõ ai chịu trách nhiệm hành động gì và khi nào hoàn thành.

​

6. Theo dõi & Hình dung:
Bảng điều khiển OKR: Sử dụng bảng điều khiển (trong phần mềm OKR hoặc spreadsheet) để hình dung tiến trình về Các Mục tiêu và Kết quả then chốt.
Mã màu: Sử dụng màu (ví dụ: xanh lục, vàng, đỏ) để nhanh chóng xác định các Kết quả then chốt đang đúng tiến độ, có nguy cơ hoặc chậm tiến.
Biểu đồ xu hướng: Theo dõi tiến trình theo thời gian để nhận diện xu hướng và mẫu hình.

​

Nguyên tắc chính cho các cuộc kiểm tra OKR hiệu quả:

• Minh bạch: Thẳng thắn và trung thực về tiến trình và thách thức.

• Tập trung vào Học hỏi: Sử dụng các cuộc kiểm tra như cơ hội để học hỏi và cải thiện.

• Hướng đến kết quả: Tập trung vào việc xác định các hành động sẽ nâng cao tiến trình.

• Thường xuyên và Nhất quán: Tuân thủ lịch trình kiểm tra.

• Dựa trên dữ liệu: Căn cứ quyết định vào dữ liệu và insights, không chỉ cảm tính.

• Hỗ trợ: Tạo môi trường hỗ trợ, nơi các thành viên cảm thấy thoải mái chia sẻ các thử thách.

 

Các cuộc kiểm tra OKR là quá trình quan trọng giúp duy trì tập trung, theo dõi tiến trình và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đạt được mục tiêu của bạn. Nó cung cấp khuôn khổ cho phản ánh định kỳ, hợp tác và cải tiến liên tục.